Elementos en el análisis del entorno externo de una organización

Plan para el aprovechamiento de las TIC en las actividades de enseñanza y aprendizaje.

Elementos a considerar en el análisis del entorno externo de una organización

Figura 1.

Yara Luis David Jeny (S,f) Define, Entorno Externo donde •Podemos considerar el entorno como todo aquello que está fuera de los límites de la empresa o bien como el conjunto de elementos externos a la organización que son relevantes para su actuación. •Es como un medio ambiente para la empresa y lo constituyen las fuerzas, personas y organismos que afectan, directa o indirectamente, a sus resultados.Un análisis externo La razón de hacer un análisisconsiste en detectar y externo es la de detectarevaluar acontecimientos y oportunidades ytendencias que suceden en amenazas, de manera que seel entorno de una puedan formular estrategiasempresa, que están más para aprovechar lasallá de su control y que oportunidades, y estrategiaspodrían beneficiar o para eludir las amenazas operjudicarla en todo caso, reducir significativamente sus  consecuencias.

EL ENTORNO EXTERNO  

El análisis del entorno externo contempla 4 actividades: Exploración Identificar las primeras señales de tendencias y cambios en el entorno. Monitoreo Detectar el significado por medio de la observación permanente de las tendencias y los cambios del entorno. Pronóstico Preparar proyecciones de los resultados anticipados con base a tendencias y los cambios observados. Evaluación Determinar los tiempos y la importancia que las tendencias y los cambios en el entorno tienen para las estrategias de las empresas y su administración.

La empresa todo el tiempo tiene interacción con su entorno, es decir, es un sistema abierto, de dicha interacción depende totalmente el mantenimiento y crecimiento dentro del mercado de esta. El entorno es todo aquello encontrado fuera de los límites de la empresa, o también se puede entender como un conjunto de elementos independientes a la organización que son de importancia para su modificación. Existen diversos tipos de entornos, estos se pueden plantear de acuerdo al orden económico y social.

1.1. Entorno abierto, competitivo

En este aspecto, la empresa tiene que integrarse y llevar a cabo la competencia con otras empresas que ofrecen productos o servicios similares con el fin de resolver los problemas de la sociedad. El éxito de la empresa dependerá si elige aquellos entornos, mercados, y aquellos productos/servicios en los que posee ventajas respecto a los competidores en cuanto a diferencias positivas. Dado esto, el éxito de la empresa depende del grado de adaptación que esta tenga hacia esos mercados y entornos.

1.2. Aspecto económico y social

Este también se puede configurar e forma cerrada, en el que la empresa no integra los entornos, sino que el entorno especifico lo asume esa empresa, esto puede ser por la parte de planificación, de las concesiones legales o por prácticas monopolísticas. Este es un entorno estable y con instancias externas con lo que se fijan precios, algo cerca del concepto de la empresa administradora, que genera una organización burocrático-administrativa. (Echeverria, 1994)

1.3. Entorno externo de la empresa

Este es el conjunto de condiciones ambientales o fuerzas sociales, culturales, de costumbre, legales, políticas, tecnológicas, económicas, etc., que modifica una empresa u organización, o que influyen en ellas. Así mismo, se puede añadir, según Mintzberg (1979), que entorno es todo aquello que es ajeno a la empresa como organización pero puede incluir en ella.

De esta forma. Toda empresa u organización tiene un entorno general definido por diversas variables, esas variables influyen en la configuración de las circunstancias operativas y concretas, ejercen fuerza en el origen, funcionamiento y desarrollo de la empresa y constituyen amenazas, desafíos u oportunidades competitivas. En conclusión, toda empresa en cuanto a sistema humano y social, se ve influida y condicionada por varios entornos, como a continuación se describe.

1.3.1. Entorno social

Estos son los medios de comunicación, las actividades socioculturales y el apoyo a las iniciativas sociales. La comunicación que responde al ambiente social reviste las formas de acción, y tiene por escenario la cultura viva de sus clientelas reales y potenciales. El entorno social configura y expresa la relación de la empresa con la estructura del supra sistema social.

1.3.2. Entorno institucional

Son los colectivos ligados al poder de decisión y de representación. La capacidad de reacción de la empresa al ambiente institucional se ve potenciada por los que hacen llegar sus percepciones en intereses al Gobierno, a las autoridades, al poder legislativo y a los grupos políticos y sociales, así mismo, esto facilita y enriquece un dialogo especializado y trabajan para anticiparse a las decisiones de alto nivel que les conciernen. A ese mismo objetivo responde la acción de las asociaciones empresariales y profesionales.

1.3.3. Entorno financiero

Este está integrado por los accionistas, el mercado de valores, las entidades financieras y los asesores de inversión. Una gestión inteligente de la comunicación interna y externa contribuye a una reacción positiva de la empresa frente al ambiente financiero, creando una buena imagen, basada en políticas de credibilidad y confiabilidad.

1.3.4. Entorno comercial

Conformado por los clientes reales y potenciales, los publico-objetivos, las empresas y clientes de la competencia y, en general, los públicos sociales. Una empresa no es en definitiva sino aquello que piensas de ella sus públicos y audiencias. El ambiente comercial está configurado por las “salidas” del sistema empresa (sus productos, bienes y servicios).

1.3.5. Entorno de proveedores

Esta parte está constituida por los proveedores de materias primas, de productos y servicios, a los servicios externos auxiliares, las empresas de seguridad, de mensajería, los centro formadores de profesionales, en general, este es el principal entorno al cual estar atento, ya que son las entradas directas a la empresa. (Jimenez, 2004)

1.3.6. Análisis del ambiente organizacional

Un análisis sencillo de llevar a cabo y que permite una rápida apreciación de la situación del ambiente interno y externo de una organización, es el análisis FODA, el cual por sus siglas quiere decir: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. (Boland, 2007)

1.3.6.1. Análisis del ambiente externo

Dentro de la organización es vital llevar a cabo un análisis continuo y a fondo para visualizar con anticipación las oportunidades y amenazas que se pueden presentar en un futuro. Esto se debe analizar a tiempo, para poder dar solución de forma eficiente.

• Oportunidades. Futuras acciones de los actores que forman parte del entorno, que podrían brindar un beneficio para la organización si son detectadas a tiempo y aprovechadas oportunamente.
• Amenazas. Son las acciones potenciales de los actores del entorno cuyo efecto podría resultar perjudicial para el normal desempeño de la organización.

1.3.6.2. Análisis del ambiente interno

El análisis FODA de igual forma permite llevar a cabo un análisis interno con el fin de detectar las fortalezas y debilidades de la organización que presenta en relación con la competencia.

• Fortalezas. Aquellos aspectos de la organización que le otorgan una ventaja porque ofrecen mayores beneficios con respecto a su competencia.
• Debilidades. Características de la organización que representan una desventaja en relación con la competencia.

Conclusión

Actualmente, para tener conocimientos sobre nuestro entorno es importante llevar a cabo un análisis sobre este, con el fin de obtener información sobre el lugar en el que estamos situados, para esto es importante el tener en cuenta ciertos objetivos futuros, es decir hacia donde queremos llegar dentro de cierto tiempo, la estrategia que utilizaremos para lograr eso, con originalidad y logrando cierta competitividad, esto con el fin de hallar nuestro lugar dentro del mercado, lorando exitosamente cierto  liderazgo.

Ambiente Externo de las Organizaciones 

“Ambiente Externo de las Organizaciones” o también llamado Entorno de las Organizaciones, es el conjunto de todos aquellos factores que influyen en la organización y que no pertenecen al sistema. Este entorno a su vez está dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o indirectas conocidas como Microambiente y Macroambiente; el óptimo funcionamiento de todas las empresas depende de la manera que se analicen y aprovechen estos aspectos para la supervivencia o crecimiento de toda organización.

Análisis del Macroentorno y Microentorno

Figura 2

Microentorno

Microentorno, Entorno Especifico, Entorno de Acción Directa o Entorno Inmediato, son algunos de los tantos nombres que manejan autores en sus diferentes obras; cualquiera que sea el término a utilizar, menciona que son todos aquellos aspectos o “elementos que están relacionados permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias como en los resultados (Fernández, 2005)”. Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los elementos que conforman el Microentorno de una organización.

Clientes

Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.

Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a herramientas de mercadotecnia para estudiar clientes presentes y detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de ventas que permitan el crecimiento de las organizaciones.

Competidores

Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de clientes y consumidores. Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente:

• Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.
• Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas que actualmente ya son una amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras Portátiles.

Proveedores

Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.

Reguladores

Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

• “Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al publico de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras (Da Silva, 2002)”.
• Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con el propósito de proteger su área de actividad.

Socios Estratégicos

Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para facilitar la venta o distribución de bienes y servicios. A este fenómeno también se le conoce como aliadas estratégicas.

Macroentorno

El Macroentorno o también conocido como Entorno Específico o Entorno de Acción Directa se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. A diferencia del Microentorno, el Macroentorno estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo que la organización debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto. Los Factores Socio Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político Legales, y Factores Globales o “Secuencia STEP Global (Hitt, 2006) son claros ejemplos de este apartado.

Factores Socio Culturales

Fuerzas del ambiente general externo en donde se incluyen principalmente aspectos demográficos y aspectos culturales. Los aspectos demográficos son todos aquellos elementos (Edad, Nivel Educativo, Distribución Geográfica y Densidad de Población) que describen la composición de la población mientras que los aspectos culturales son todas las normas, costumbres y valores de la población en general.

Al momento de instalar una planta y de contratar al personal, se debe tomar en cuenta que “cada nación tiene un sistema cultural y social que comprende determinadas creencias y valores (Da Silva, 2002)”.

Factores Tecnológicos

“Comprende el nivel de los avances científicos y tecnológicos en la sociedad, incluyendo la base física (plantas, equipo, servicios) y la base tecnológica de conocimientos” (Rodríguez, 2002)

Los cambios tecnológicos suelen darse en dos puntos principalmente:

• Cambios Tecnológicos en los Productos. Los cambios tecnológicos en los productos son todas aquellas modificaciones que sufre un producto para obtener otros con nuevas características y capacidades de productos existentes o a productos nuevos.
• Cambios Tecnológicos en el Proceso. Los cambios tecnológicos en el proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se fabrican los productos o la forma de administrar las empresas.

Factores Económicos

“Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores en las actividades de la organización” (Finch, 1996)

Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para los administradores; cuando la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo y disminuyendo las utilidades.

Factores Político Legales

Estos elementos constituyen también un impacto drástico en las organizaciones, ya que las regulaciones a nivel municipal, estatal y federal imponen una serie de leyes y normas delimitando lo que las empresas pueden y no pueden hacer.

Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente, representan una desventaja para aquellas empresas que contaminan en grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan una oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va enfocada al desarrollo de productos tecnológicos e innovadores que disminuyan el impacto ambiental.

Algunas otras leyes que afectan y que en muchas ocasiones las organizaciones buscan la forma de disminuir o evadir, son los impuestos establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y derechos que beneficien a los empleados que prestan sus servicios a diversas instituciones.

Factores Globales

Elementos externos a la organización que se manifiestan cuando la organización importa, exporta o compite con organizaciones del extranjero o internacionales. Este tipo de variables afecta principalmente a aquellas empresas que ofrecen bienes o servicios a mercados externos, debido a los grandes volúmenes de ventas que estas instituciones realizan.

Análisis del Ambiente Externo Utilizando la Matriz FODA

Una de las herramientas o técnicas más empleadas por el nivel gerencial para la planificación corporativa es el análisis FODA. El también llamado análisis SWOT tiene la función de evaluar la situación de la organización determinando los factores internos y externos que influyen hacia la institución.

“El análisis FODA se hace mediante la elaboración de una matriz de doble entrada: en el eje de las ordenadas se ubica el componente externos de la institución (amenazas y oportunidades) y en el eje de las abscisas se ubica el componente interno (debilidades y fortalezas). Identificados estos elementos externos e internos, luego de un análisis de confiabilidad, se pueden establecer unas líneas gruesas de carácter estratégico para la institución” (Zambrano, 2006)

• Fortalezas: También llamados “Puntos Fuertes”, son aquellas características que tiene la empresa y que ayudan al logro de objetivos.
• Oportunidades: Son todas aquellas situaciones externas a la empresa que favorecen el logro de objetivos.
• Debilidades: También denominados “Puntos Débiles”, son aquellas características de la empresa que obstaculizan el logro de objetivos.
• Amenazas: Son todas las situaciones externas a la empresa que afectan las posibilidades del logro de objetivos.
• “Cualquier debilidad o amenaza que usted logre resolver se convierte, automáticamente, en una fortaleza o una oportunidad” (Borello, 1994)

Referencias 
Boland, L. (2007). Análisis de ambiente organizacional. En L. Boland, Funciones de la administración (Pág. 202). Argentina: REUN.

• Echeverria, S. G. (1994). Entorno empresarial. En S. G. Echeverria, Introducción a la economía de la empresa (Pág. 357). Madrid: Díaz de Santos.

• Jiménez, J. G. (2004). La comunicación interna y los entornos de la empresa. En J. G. Jiménez, La comunicación interna (Pág. 361). Madrid: Díaz de Santos.
• Abraham Muñoz (2014 )Administración  recuperado de http://www.gestiopolis.com/analisis-del-ambiente-externo-de-una-organizacion/ 
• http://www.gestiopolis.com/ambiente-externo-de-las-organizaciones-empresariales/

• Borello, A. (1994). El Plan de Negocios. España: Ed. Díaz de Santos.
• Da Silva, R. (2002). Teoría de la Administración. México: Thompson.
• Fernández, E. (2005). Introducción a la Gestión. España: Ed. Universidad Politécnica de Valencia.
• Finch, J. (1996). Administración. México: Pearson Educación.
• Hitt, M. (2006). Administración. México: Pearson Educación.
• Horton, D. (2008). Evaluación del Desarrollo de Capacidades. Colombia: Ed. CIAT.
• Rodríguez, J. (2002). Administración de Pequeñas y Mediana Empresas. México: Ed. Thomson.
• Zambrano, A. (2006). Planificación Estratégica. Venezuela: Ed. Universidad Católica Andrés Bello.
• Figura 1:

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• Figura 2:

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